الاستشارة القانونية الدائمة تعني إدارة جميع الشؤون القانونية للشركة، من العقود والقرارات إلى الإشعارات والتبليغات، ضمن نظام دوري واحد. فالالتزامات المتعلقة بالعقود والقرارات والتسجيل التي يفرضها قانون التجارة التركي رقم 6102 الذي صدر عام 2011 ودخل حيز التنفيذ في 1 تموز/يوليو 2012، يمكن أن تُغفل بسهولة إذا جرت متابعتها بشكل متفرق وغير منظم. ويهدف هذا النموذج إلى الحد من هذا الخطر من خلال ربط كل بند، من قائمة العقود إلى قرارات الشركة، بجدول زمني محدد.
كيف يُقسَّم العمل في نموذج الاستشارة القانونية الدائمة؟
يقوم هذا النموذج على تقسيم الحاجات القانونية للشركة إلى ثلاثة محاور رئيسية: المحور الأول يتعلق بالمتابعة الدورية للعقود، والثاني بمتابعة قرارات الشركة، والثالث بالمراقبة الدورية لباقي الشؤون القانونية كالتبليغات والدعاوى القضائية. وكل محور من هذه المحاور لا يُعامل كإجراء قانوني يُنجز مرة واحدة، بل يُبنى على شكل حلقة مراقبة تتكرر على فترات محددة.
على سبيل المثال، في شركة صناعية تتعامل مع عدة موردين، يمكن أن تظهر في قائمة واحدة، وعلى أساس شهري، كل المعلومات المتعلقة بتاريخ اقتراب تجديد أي عقد، وأي قرار من قرارات مجلس الإدارة يجب تسجيله، وأي ملف قضائي تجري متابعة مواعيده. وهذا يعني تحويل مواضيع متفرقة يتطلب تذكرها كل على حدة إلى تدفق عمل منظم.
كيف تتم المتابعة الدورية للعقود؟
تبدأ متابعة العقود بإدراج جميع عقود الشركة النافذة في قائمة عقود (جرد العقود)، تتضمن لكل عقد أطرافه ومدته وشرط تجديده ومهلة الإشعار بالفسخ، كلاً على حدة. وبذلك يصبح من الممكن معرفة متى يجب تجديد أي عقد أو فسخه مسبقاً.
فعلى سبيل المثال، إذا تضمّن عقد توريد لشركة تستورد بضائع من الخارج شرط تجديد تلقائي، فقد تبقى الشركة مُلزَمة بالعقد لفترة لا ترغب بها إذا انقضت مهلة الإشعار بالفسخ دون اتخاذ إجراء. والمتابعة الدورية تتيح تمييز هذه المهلة مسبقاً، مما يمنح الشركة فرصة اتخاذ القرار في الوقت المناسب. وبالمثل، تشكل المراجعة الدورية لأحكام مثل السعر ومدة التسليم وشرط الغرامة جزءاً من هذه العملية.
وفي هذا السياق، فإن المراجعة الدورية للعقود التجارية تتيح للشركة اكتشاف النزاعات المحتملة مسبقاً. فإلى جانب المخاطر التي تظهر في مرحلة إعداد العقد الأولى، يجب أيضاً متابعة الظروف المتغيرة طوال فترة نفاذه.
كيف تتم متابعة قرارات الشركة؟
تتعلق متابعة قرارات الشركة باتخاذ قرارات مجلس الإدارة أو مجلس المديرين في وقتها، وتسجيلها في دفتر القرارات، وتسجيلها والإعلان عنها في السجل التجاري عند الحاجة. وبموجب المادتين 409 و617 من قانون التجارة التركي رقم 6102، يجب على شركات المساهمة والشركات ذات المسؤولية المحدودة عقد الجمعية العامة العادية خلال ثلاثة أشهر من نهاية كل سنة مالية. وفي الشركات التي تتطابق سنتها المالية مع السنة التقويمية، تنتهي هذه المهلة في 31 آذار/مارس.
على سبيل المثال، إذا اتُّخذ قرار من مجلس المديرين في شركة ذات مسؤولية محدودة تضم عدة شركاء، ولم يُسجَّل هذا القرار في دفتر القرارات، فقد تصبح صحة أي تصرف يُبنى على هذا القرار موضع نزاع لاحقاً. وبالمثل، فإن عدم تسجيل التغييرات في صلاحية التوقيع قد يُصعّب على الشخص الذي يتصرف باسم الشركة إثبات صلاحيته أمام الغير.
وقد تختلف صلاحيات ومسؤوليات المديرين والحالات التي تتطلب فيها قرارات الجمعية العامة التسجيل والإعلان، باختلاف حجم الشركة وبنية الشراكة فيها. ولهذا، فإن الاحتفاظ بقائمة متابعة مستقلة لكل نوع من القرارات يحول دون حدوث التباس.
كيف تتم المراقبة الدورية لباقي الشؤون القانونية؟
تشمل الشؤون القانونية التي تقع خارج نطاق متابعة العقود والقرارات، المتابعة الدورية للتبليغات والدعاوى القضائية والتنفيذ وكذلك التغييرات التشريعية. ولأن هذه الأمور تظهر غالباً بشكل مفاجئ، فإن خطر تفويت المواعيد يكون أعلى إذا لم تُربط مسبقاً بجدول مراقبة محدد.
فعلى سبيل المثال، يُعتبر التبليغ الذي يصل إلى العنوان الإلكتروني للتبليغات الخاص بالشركة، بموجب المادة 7/أ من قانون التبليغات التركي رقم 7201، قد تم بانتهاء اليوم الخامس التالي لتاريخ وصوله إلى العنوان، أي أن المهلة تبدأ بالسريان دون انتظار فتح التبليغ وقراءته فعلياً. وفي ظل المتابعة الدورية، تُراقب هذه الإشعارات يومياً وتُحسب المهلة المتعلقة بها فوراً وتُدوَّن. وبالمثل، تُراجَع بشكل دوري المرحلة التي وصل إليها أي ملف تنفيذ أو دعوى قضائية قائمة.
وتشكل التغييرات التشريعية جزءاً من هذه المراقبة الدورية أيضاً. فحتى تشرين الثاني/نوفمبر 2026، لا تزال التشريعات التي تخضع لها الشركات عرضة للتغيير المتكرر، ولذا فإن مسح التنظيمات المتعلقة بمجال نشاط الشركة على فترات محددة يتيح اتخاذ التدابير اللازمة مسبقاً. ويرتبط هذا المجال ارتباطاً مباشراً بـإجراءات تحصيل الديون والدعاوى القضائية، لأن أي ملف لا تُتابَع مواعيده في وقتها قد يؤدي إلى خسارة حقوق لا يمكن تعويضها.
كيف يحوّل نموذج Legal Ops™ الشؤون القانونية إلى عمل تشغيلي منظم؟
يعني نموذج Legal Ops™ إدارة الشؤون القانونية ليس كل منها على حدة، بل كمنظومة متكاملة تشمل الإجراءات والجدول الزمني والشخص المسؤول ونماذج المستندات والتقارير. وفي هذا النهج، يُربط كل بند من بنود العمل القانوني بتدفق عمل محدد مسبقاً يوضح متى يُنفَّذ، ومن يتابعه، وبأي مستند ينتهي.
فعلى سبيل المثال، يمكن لـجدول زمني قانوني يُعدّ في بداية السنة لمجموعة شركات أن يوضح في مخطط واحد الشهر الذي ستُعقد فيه كل جمعية عامة، والعقد الذي سيُجدَّد، والإفصاح الذي يجب تقديمه. وهذا المخطط يحوّل عشرات المواعيد التي يتطلب تذكرها كل على حدة إلى سلسلة مسؤولية واحدة. أما خطوة إعداد التقارير، فتُظهر لإدارة الشركة بشكل دوري أي الأعمال قد اكتمل وأيها لا يزال معلقاً.
والفرق الذي يحققه هذا النموذج في مجال قانون الشركات والقانون التجاري هو أن الشؤون القانونية تُنفَّذ الآن وفق دورة محددة مسبقاً، لا بناءً على طلبات منفردة. ولأن معظم الأعمال الواقعة في نطاق قانون الشركات والقانون التجاري تتمتع بطبيعة دورية بالأساس، فإن هذا النموذج يتناسب معها بشكل طبيعي.
لأي الشركات يُبنى هذا النموذج وكيف؟
يحقق هذا النموذج فائدة خاصة في الشركات التي تضم أكثر من شريك واحد، أو التي تدير علاقات تعاقدية منتظمة، أو التي تضم شركاء أجانب. أما في الشركة الصغيرة ذات الشريك الواحد والعدد المحدود من العقود، فيمكن إقامة نظام مماثل بجدول أبسط.
ويمكن تلخيص الخطوات التي يمكن اتباعها عند التطبيق كما يلي: أولاً، يُعدّ جرد للعقود القائمة والقرارات السابقة. ثم تُدوَّن المواعيد التي يتكرر فيها كل عمل في جدول زمني. وأخيراً، يُحدَّد مسؤول عن كل بند، ويُقدَّم تقرير حالة لإدارة الشركة على فترات محددة.
وباتباع هذه الخطوات، تتحول الشؤون القانونية للشركة من تدخلات تُنفَّذ مرة واحدة إلى نظام مستدام. ولأن ظروف كل حالة واقعية قد تختلف، فإن من المهم تكييف الجدول الزمني الذي سيُبنى بما يتناسب مع الحجم الفعلي لعقود الشركة وقراراتها.
تنبيه قانوني
